Hogeschool Utrecht start uitrol intelligente uitleenmuur op alle locaties

intelligente uitleenmuur bij de HU

Middelen als laptops en camera’s worden sinds een jaar door Hogeschool Utrecht op locatie Heidelberglaan op een bijzondere manier beschikbaar gesteld. Waar de servicebaliemedewerker voorheen elke dag zo’n zestig items uitleende, halen de studenten en medewerkers nu zelf de benodigde middelen uit de muur. Online kunnen zij een item reserveren en met de unieke QR-code die zij ontvangen kunnen zij de locker openen. Met de implementatie van deze uitleenmuur op alle zes locaties bespaart Hogeschool Utrecht tienduizenden handelingen per jaar. “Handelingen die vanuit hospitality oogpunt geen waarde toevoegen”, aldus Allard Schelhaas, Chief Hospitality bij HU. De oplossing van CaptureTech heeft een half jaar gedraaid als pilot en dit zijn de ervaringen.

90% positief over nieuwe oplossing beheer bedrijfsmiddelen

De nieuwe manier waarop de bedrijfsmiddelen – in dit geval camera’s, laptops, beamers, e.d. – bij HU worden uitgeleend, is zowel door de studenten als door de medewerkers zeer goed ontvangen. 90% is positief en waardeert de nieuwe oplossing met een ruim voldoende of zeer goed. Ook hebben de studenten zelf positief aandacht besteed aan de uitleenmuur in hun eigen blad Trajectum. Schelhaas: “Met die resultaten zijn we uiterst tevreden. Ons doel met deze oplossing is altijd geweest om meer service te kunnen verlenen. Uit deze hoge waardering blijkt dat dat is gelukt. De belangrijkste voordelen, zo blijkt uit de enquête, zijn het gemak van 24/7 reserveren, selfservice, geen wachtrijen meer, nooit meer misgrijpen en langere openingstijden.”

Enerzijds kan de medewerker van de servicebalie meer tijd en aandacht besteden aan mensen die echt hulp nodig hebben en anderzijds kunnen de studenten de middelen nu ook buiten acht uur ’s ochtends en vijf uur ’s middags lenen. Met name dat laatste wordt door de studenten als waardevol ervaren, omdat zij vaak tot ’s avonds laat doorwerken. Zij kunnen de openingstijden van de school nu beter benutten.

Uitrol ook op andere locaties HU

Gestimuleerd door de positieve ervaringen, laat Hogeschool Utrecht ook op de andere vijf locaties een intelligente uitleenmuur plaatsen. Schelhaas: “De combinatie van meer service en minder kosten maakt dat wij deze oplossing ook graag op onze andere locaties willen uitrollen. De kostenbesparing zit in het feit dat wij onze flexibele schil overbodig maken. Wij snijden niet in het vaste personeel. Zij krijgen dankzij robotisering wél handen vrij en hebben meer tijd voor persoonlijke aandacht voor de mensen.”

Bij de indeling van de uitleenmuren wordt gekeken naar welke middelen vorig jaar zijn uitgeleend. Dat heeft per locatie invloed op de afmeting van de uitleenmuur en de hoeveelheid grote en kleine lockers. De uitleenmuren bieden gemiddeld plaats aan zo’n zestig items. De tweede muur (de eerste van de nieuwe reeks) is eind april geplaatst op locatie Uithof en zal in mei officieel in gebruik worden genomen. Installatie inclusief de software neemt twee weken in beslag.

Caplocker

(Af)Kijken bij Schiphol voor serviceconcept

Studenten werken dagelijks met apps en QR-codes en dus hebben zij snel door hoe zij de uitleenmuur kunnen gebruiken. Toch staat er altijd een gastvrouw of gastheer in de buurt om te helpen bij eventuele vragen of problemen. Dat concept is afgekeken van Schiphol, zo onderbouwt Schelhaas: “Mensen zijn steeds meer zelf in staat om dingen te regelen met als bedoeling meer service. Zo ook bij Schiphol, waar je bijvoorbeeld zelf je bagage kunt inchecken. Wanneer je ergens tegenaan loopt of iets niet lukt, is er wel áltijd iemand in de buurt waar je voor hulp terecht kunt. Dat concept hanteren wij ook.”

Over de uitleenmuur

De intelligente uitleenmuur is een oplossing van CaptureTech en een combinatie van twee eigen innovaties: de KeyConductor en CapLocker. De KeyConductor is een elektronische sleutelkast, waarmee sleutels (van bijvoorbeeld leenfietsen) onbemand kunnen worden uitgegeven en ingenomen. De CapLocker is een elektronische locker met diverse compartimenten die de uitleen van bedrijfsmiddelen mogelijk maak.

Op het moment dat studenten iets nodig hebben voor een project, zoals bijvoorbeeld een camera of een laptop, dan kunnen zij dit direct reserveren via een webportal – dat kan op elk moment en vanaf elke locatie. Na reservering ontvangen zij een bevestiging per mail, inclusief QR-code. Door deze QR-code bij de uitleenmuur te scannen, opent de locker zich en kan het gereserveerde apparaat uit de muur worden gehaald. Studenten zijn er zo van verzekerd dat zij niet misgrijpen. Daarnaast kan de hogeschool altijd antwoord geven op de vragen wie, wat, waar en wanneer.

DOWNLOAD CASE IN PDF